Отметим основные факторы подготовки пресс-конференции.
Наличие новости для прессы
Один из самых главных факторов начала подготовки к пресс-конференции - действительное наличие у вас новости, заслуживающей специального разового оглашения. Такой новостью могут быть технологический успех или подписание важного контракта, или значительное спонсорство вашей фирмы, или подготовка нового интересного товара и т.д.
Готовности к детальному обсуждению новости
Второй главный фактор в подготовке пресс-конференции -ваша действительная готовность предложить прессе детальное обсуждение этой новости с представителями вашей фирмы.
Подборка иллюстративных материалов
Обязательное условие для любой пресс-конференции: обширная подборка полезных и интересных материалов.
Справки должны быть простыми, но снабжены необходимыми фактами. Подборка должна давать четкое представление о существе вопроса с тем, чтобы даже те журналисты, которым не удалось ухватить суть вопроса в ходе самой пресс-конференции, могли потом разобраться в нем. Не забывайте прилагать таблицы, графики и фотографии, где это возможно.
Сценарии пресс-конференции
Рекомендуется перед пресс-конференцией провести се репетицию. Каждое сообщение должно быть коротким - не более 10 мин. 20 мин. - это абсолютный максимум. Общая продолжительность сообщений до начала ответов на вопросы не должна превышать 30 мин. Сообщение, сопровождаемое интересными наглядными материалами, помогает удержать внимание аудитории. Для этого полезно использовать фотографии, видеозаписи, рисунки, графики, диаграммы и таблицы.
Наличие средств связи
Полезно продумать наличие таких средств связи, как телефон, факс и персональный компьютер в месте проведения пресс-конференции для того, чтобы помочь журналистам в кратчайшие сроки передать репортажи своим редакторам.
Планирование времени начала пресс-конференции
Лучшее время для начала пресс-конференции - утро (10 или 11 ч). Это позволит представителям прессы своевременно найти место ее проведения, а также направить репортаж своему редактору по факсу или надиктовать его по телефону еще в самом начале второй половины дня. Старайтесь не устраивать пресс-конференции по пятницам, так как субботние га-зеты предприниматели читают меньше. До направления приглашений проверьте, не совпадает ли выбранная вами дата с другой крупной пресс-конференцией. Это особенно важно при проведении пресс-конференций на торговых ярмарках.
Персональные приглашения
Наилучший вариант, если бы вы смогли пригласить на свою пресс-конференцию журналистов из «списка двадцати». В этом случае обязательно нужны персональные приглашения. Очень полезны и персональные приглашения на имя главных редакторов газет и телерадиокомпаний. Это подчеркивает ваше уважительное отношение к представителям средств массовой информации. Если вы приглашаете более одного журналиста от каждого издания, укажите это в приглашении. Журналисты сами договорятся, кто будет присутствовать.
Перед самым началом пресс-конференции полезно обзвонить редакции с напоминанием о конференции и для уточнения списка журналистов, планирующих быть на ней.
Отметим практические приемы по проведению самой пресс-конференции:
И, наконец, не проводите пресс-конференцию, если вы не готовы отвечать на вопросы. Вместо этого разошлите пресс-релизы. Помните, что вы просите журналистов занять несколько часов их времени для участия в вашей пресс-конференции. Она должна того стоить.
Некоторой альтернативой пресс-конференциям являются брифинги для прессы. Рассмотрим их подготовку и проведение.