Письменное послание

Создание взаимоотношений с потенциальным клиентом лучше всего начинать с письменного послания руководителю этой организации. Такой вид продвижения товара получил в маркетинге наименование «прямая почтовая реклама».

Маркетинговая практика выработала четкие рекомендации по подготовке подобного письменного послания. Письмо должно помочь вам продать ваш товар. Основные рекомендации сводятся к следующим.

Цель

Каждое послание, как и каждый разговор, должно иметь определенную цель. Спросите себя: «Что я хочу получить в результате этого письма?»

Некоторыми типичными целями письменных посланий являются:

• информирование о новых товарах, новых видах услуг, относительно решения технических вопросов и т.д.;
• подтверждение достигнутой договоренности о встрече, соглашения о результатах устных переговоров, получения приглашения на презентацию, времени визита и т.д.;
• просьба рассмотреть посылаемый материал и дать свой отзыв или рекомендовать вашу фирму третьему лицу;
• благодарность за первую покупку, рекомендацию, результативную встречу, участие в семинаре и т.д.;
• подтверждение будущей встречи и пр.

Структура

Хорошее письменное или факсовое сообщение обладает логической структурой. Например, письмо-подтверждение после визита:

• показывает, что вы поняли требования клиента;
• демонстрирует, что вы можете выполнить эти требования;
• предлагает специальный план действий для этого;
• содержит просьбу поддержать этот план - выполнить какое-либо действие навстречу вашему товару.

Планируйте структуру послания до начала составления самого текста письма.

Содержание

Сделайте письмо персональным - обращайтесь к клиенту с разбором его проблемы.

Содержание письма должно включать:

• правильное имя, должность и титулы адресата;
• корректное изложение фактов (в случае сомнения проверьте);
• только те факты, которые вы можете и будете обсуждать;
• выделенные преимущества, которые, по вашему мнению, могут заинтересовать клиента.

Стиль

Во время написания письма представьте себе человека, которому пишете. Насколько знаком он с вашим стилем изложения? Будьте дружественны, покажите читателю вашу предупредительность.

Какие слова вы бы употребляли, если бы разговаривали с ним? Используйте лучше короткие слова, чем длинные. Пишите короткими предложениями. Используйте вместо абстрактных конкретные слова. Исключите жаргонные и «коммерциализованные» выражения.

Желательный стиль послания: прямой, простой, краткий, энергичный и понятный.

После начальной переписки (даже если не получены ответы на ваши послания, но вы знаете, что они дошли до адресата) можно приступить к планированию первого визита к потенциальному покупателю.